Het organiseren van jouw eigen evenement

Jouw eigen evenement organiseren is natuurlijk super gaaf, maar er komt wel veel bij kijken. Om te beginnen moet je een projectvoorstel maken. Tijdens dit proces breng je in kaart wat jouw doelgroep en doelstelling is, maak je een afbakening van het project, vertel je de aanpak in hoofdlijnen, maak je een inschatting van de kosten en beschrijf je de belangrijke risico’s en de procedures. Vervolgens maak je een plan van aanpak. Hierin ga je je voorstel verder/beter uitwerken. Een onderdeel dat hierin ook naar voren komt, is het bepalen van jouw leveranciers. Er zijn zoveel soorten leveranciers, maar welke zijn nou echt belangrijk voor jouw evenement? Ik zet er een aantal voor je op een rijtje.

Catering
Wat is een evenement zonder drankjes en eventuele hapjes? Precies, dat is geen optie. Op het moment dat je bezig bent met het organiseren van jouw evenement, kom je op een gegeven moment op het punt dat je een geschikte locatie moet vinden. Het zou natuurlijk helemaal super zijn als de drankjes en hapjes geregeld kunnen worden vanuit de locatie zelf, maar dit is helaas niet altijd het geval. Wat je dan moet doen, is een externe partij inschakelen: een horecaleverancier.

Apparatuur
Afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert, heb je vaak apparatuur nodig. Niet elke locatie is voorzien van de juiste apparatuur. Stem dus goed af met jouw aanspreekpunt van de desbetreffende locatie, waarin zij wel kunnen voorzien en waarvoor je een externe partij moet inschakelen.

Schoonmaken
Er zijn ontzettend veel zaken waar je rekening mee moet houden. Niet alleen tijdens het evenement, maar ook daarna! Net zoals bij de hapjes en drankjes, moet je goed met de locatie afspreken of zij een eigen schoonmaakteam hebben of dat zij een extern bureau inschakelen. Als dat niet het geval is, moet jij een schoonmaakbedrijf inschakelen, maar hoe weet je nou welk bedrijf je moet kiezen? Om te beginnen is het handig om te kijken naar welke schoonmaakbedrijven er in de buurt zijn. Als jouw evenement in Rotterdam plaatsvindt, zoek dan ook naar schoonmaakbedrijf Rotterdam.